Automatické vyťažovanie faktúr: ako funguje a čo prinesie

Prijaté faktúry chodia e-mailom, poštou aj ako fotky z mobilu. Každá vyzerá inak a niekto z nich musí ručne prepísať dodávateľa, sumy, dátumy a variabilný symbol do účtovníctva. Automatické vyťažovanie faktúr túto prácu odstráni. Človeku zostane len kontrola hotových záznamov.

Čo je vyťažovanie faktúr

Vyťažovanie faktúr je automatické čítanie údajov z dokladu a ich prevod do štruktúrovanej podoby, s ktorou vie pracovať účtovný či iný systém. Z PDF alebo skenu sa tak stane záznam s jasne určenými údajmi: kto faktúru vystavil, na akú sumu, kedy je splatná a čo obsahuje.

Ako vyťažovanie funguje

1. Príjem dokladu. Faktúra príde do vyhradenej e-mailovej schránky, nahrá sa do systému alebo sa naskenuje.
2. Rozpoznanie textu. Ak ide o sken či fotku, technológia rozpoznávania textu (OCR) z obrázka získa text.
3. Porozumenie dokladu. Umelá inteligencia určí, čo je dodávateľ, čo odberateľ, ktorá suma je celková a ktorá je DPH. Vďaka tomu nepotrebuje šablónu pre každého dodávateľa a poradí si aj s faktúrou, ktorú vidí prvýkrát.
4. Kontrola. Systém overí, či údaje dávajú zmysel: či sedí súčet, či dodávateľ existuje v adresári, či faktúra nie je duplicitná.
5. Prenos. Skontrolované údaje sa prenesú do účtovníctva alebo na schválenie.

Ktoré údaje sa z faktúry vyťažia

• dodávateľ a odberateľ vrátane IČO, DIČ a IČ DPH,
• číslo faktúry, variabilný symbol a bankový účet,
• dátum vystavenia, dodania a splatnosti,
• sumy bez DPH, DPH podľa sadzieb a celková suma,
• mena,
• podľa potreby aj jednotlivé položky, číslo objednávky či dodacieho listu.

OCR vs. umelá inteligencia

Samotné OCR len prevedie obrázok na text. Nevie, ktoré číslo je suma a ktoré telefón. Staršie riešenia to dopĺňali šablónami pre každého dodávateľa, ktoré bolo treba nastavovať a udržiavať. Moderné vyťažovanie využíva umelú inteligenciu, ktorá dokladu rozumie podobne ako človek. Preto si poradí aj s neštandardným rozložením, s viacerými jazykmi či s horšou kvalitou skenu.

Párovanie s objednávkami a dodávkami

Najväčší prínos prináša vyťažovanie v kombinácii s kontrolou. Systém faktúru porovná s objednávkou a dodacím listom a skontroluje množstvá, ceny aj údaje dodávateľa. Faktúry, ktoré sedia, idú rovno na schválenie. Tie s nezrovnalosťou označí, aby sa nimi niekto zaoberal. Takúto kontrolu vie samostatne vykonávať AI agent.

Čo vyťažovanie prinesie

• Úsporu času. Prepisovanie nahradí kontrola hotových záznamov.
• Menej chýb. Odpadnú preklepy v sumách a variabilných symboloch.
• Rýchlejšie spracovanie. Faktúra je v systéme v deň prijatia, nie až keď sa k nej niekto dostane.
• Prehľad. Viete, ktoré faktúry čakajú na schválenie a kedy sú splatné.

Je vyťažovanie bezchybné?

Nie a nikto by to nemal sľubovať. Pri nečitateľnom skene či nezvyčajnom doklade sa môže pomýliť. Preto dobre navrhnuté riešenie pri každom údaji vie, nakoľko si je isté, a pochybné prípady ukáže človeku. Kontroly, napríklad súčtov či duplicít, väčšinu chýb zachytia ešte pred prenosom do účtovníctva.

Ako začať

Začnite prijatými faktúrami, ktoré tvoria najväčší objem. Pripravte si vzorku dokladov od rôznych dodávateľov a ujasnite si, kam majú údaje putovať. Riešenie sa dá napojiť na účtovný program, ERP aj na schvaľovací proces. Viac o tom, ako začať s digitalizáciou celkovo, nájdete v článku Digitalizácia firmy: kde začať.

Zhrnutie

Automatické vyťažovanie faktúr pomocou umelej inteligencie prečíta údaje z akéhokoľvek dokladu, skontroluje ich a prenesie do účtovníctva. V kombinácii s párovaním objednávok sa z ručného prepisovania stane schvaľovanie hotových záznamov. Pozrite si, ako digitalizujeme doklady, alebo nám pošlite pár vzoriek a ukážeme vám, ako by vyťažovanie fungovalo u vás.