Ako prepojiť e-shop s účtovníctvom a skladom

Kým má e-shop pár objednávok denne, ručné prepisovanie do účtovníctva a skladu sa ešte dá zvládnuť. S rastom predaja sa však z neho stáva práca na plný úväzok a zdroj chýb: faktúra s preklepom, tovar predaný dvakrát alebo sklad, ktorý nesedí so skutočnosťou. Riešením je prepojenie systémov, aby si údaje odovzdávali samy.

Prečo prepojiť e-shop s účtovníctvom a skladom

• Žiadne prepisovanie. Objednávka sa zadá raz a prenesie sa všade, kde je potrebná.
• Aktuálny sklad. Zákazník na e-shope vidí skutočný stav zásob a nepredávate tovar, ktorý nemáte.
• Menej chýb. Odpadnú preklepy v sumách, adresách či variabilných symboloch.
• Rýchlejšie vybavenie. Objednávka ide do skladu hneď a faktúra sa vystaví automaticky.
• Rast bez ďalšej administratívy. Zvládnete viac objednávok bez toho, aby ste museli prijímať ľudí na prepisovanie.

Aké údaje sa medzi systémami prenášajú

Typické prepojenie e-shopu, skladu a účtovníctva rieši tieto toky:

• objednávky z e-shopu do skladu a fakturácie,
• faktúry a platby do účtovníctva vrátane párovania úhrad,
• stavy zásob zo skladu späť na e-shop,
• produkty a ceny z centrálneho miesta do všetkých predajných kanálov,
• zákazníci do CRM, aby obchod videl históriu nákupov aj stav platieb,
• zásielky k dopravcovi a sledovacie čísla späť k objednávke.

Spôsoby prepojenia

Hotový doplnok alebo konektor

Mnohé e-shopové platformy a účtovné programy ponúkajú hotové doplnky na vzájomné prepojenie. Ak pokrývajú to, čo potrebujete, sú najrýchlejšou a najlacnejšou cestou. Ich obmedzením býva, že fungujú len tak, ako ich autor navrhol, a s výnimkami vo vašom postupe si neporadia.

Prepojenie cez API

API je rozhranie, cez ktoré si systémy priamo vymieňajú údaje. Prepojenie na mieru cez API prenáša presne tie údaje, ktoré potrebujete, v reálnom čase a podľa vašich pravidiel. Je to najspoľahlivejšie riešenie, ak oba systémy API majú.

Výmena súborov (export a import)

Staršie programy často API nemajú, no vedia exportovať a importovať súbory, napríklad XML alebo CSV. Aj takúto výmenu sa dá zautomatizovať, aby prebiehala sama v pravidelných intervaloch. Nie je síce okamžitá, no odbúra ručnú prácu.

Na čo si dať pozor

• Jeden zdroj pravdy. Pre každý údaj, napríklad cenu alebo stav skladu, musí byť jasné, ktorý systém je hlavný. Inak sa údaje navzájom prepisujú.
• Výpadky. Prepojenie musí počítať s tým, že niektorý systém bude chvíľu nedostupný. Údaje sa nesmú stratiť a po obnovení sa musia preniesť.
• Upozornenia. Keď prenos zlyhá, musí o tom niekto vedieť skôr, než to spozná zákazník alebo účtovníčka.
• Výnimky. Dobropisy, čiastočné dodávky, zľavy či vrátený tovar treba premyslieť vopred.
• Účtovné pravidlá. Číselné rady, DPH a predkontácie dohodnite s účtovníkom ešte pred spustením.

Ako prebieha prepojenie krok za krokom

1. Zmapovanie. Aké systémy používate, aké údaje sa dnes prepisujú a kto s nimi pracuje.
2. Overenie možností. Či systémy majú API, hotové doplnky alebo aspoň export a import.
3. Návrh tokov. Ktoré údaje, ktorým smerom, ako často a ktorý systém je pre ne hlavný.
4. Vývoj a testovanie na skutočných údajoch vrátane výnimiek.
5. Spustenie a dohľad. Prepojenie sa sleduje a pri chybe prichádza upozornenie.

Zhrnutie

Prepojenie e-shopu s účtovníctvom a skladom odstráni prepisovanie, chyby a nesúlad v číslach a umožní firme rásť bez ďalšej administratívy. Ak systémy majú API, je prepojenie spoľahlivé a v reálnom čase. Ak nie, dá sa automatizovať aj výmena súborov. Pozrite si, ako prepájame systémy, alebo nám napíšte, aké systémy používate, a overíme, aké prepojenie je pre vás najvhodnejšie.